Η παρούσα ενημέρωση αφορά στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που πραγματοποιείται για τη λειτουργία του συστήματος ελεγχόμενης πρόσβασης στις Φοιτητικές Εστίες του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστήμιου Αθηνών, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων – ΓΚΠΔ), του ν. 4624/2019 και του ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΕΚΠΑ

Στοιχεία Υπεύθυνου Επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας: Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών (ΕΚΠΑ).

Στοιχεία επικοινωνίας: Φοιτητική Εστία ΕΚΠΑ , Ούλοφ Πάλμε 2-4, Ιλίσια, Τ.Κ. 15771, Αθήνα,  secrfepa@uoa.gr, 210 7275555, 210 7258723

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO): SpaceHellas, Νάντια Λιάπη, dpo@uoa.gr.

Σκοπός και νομική βάση επεξεργασίας

Στις Φοιτητικές Εστίες του ΕΚΠΑ, έχει εγκατασταθεί σύστημα ελεγχόμενης πρόσβασης με χρήση καρτών εισόδου/εξόδου. Στο πλαίσιο αυτό πραγματοποιείται επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για τους ακόλουθους σκοπούς:

• Ταυτοποίηση των οικότροφων φοιτητών και επισκεπτών κατά την είσοδο, για λόγους ασφάλειας εντός των χώρων των εστιών, διαφύλαξης της ζωής και της σωματικής ακεραιότητας τους, καθώς και προστασίας της δημόσιας περιουσίας και των οικότροφων.
• Καταγραφή εισόδου και εξόδου για λόγους διασφάλισης της ασφάλειας, ιδίως σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης.
• Δημιουργία κάρτας εισόδου/εξόδου.
• Παραμετροποίηση και λειτουργία της εφαρμογής ελέγχου πρόσβασης.

Η νομική βάση της επεξεργασίας συνίσταται στην εκπλήρωση καθήκοντος της εφαρμογής συστήματος ελεγχόμενης πρόσβασης που έχει ανατεθεί σε όλα τα ΑΕΙ, σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 4957/2022 (άρθρο 225), όπως έχει επικαιροποιηθεί με το άρθρο 78 του ν. 5224/2025 και εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον, ήτοι την διαφύλαξη της ζωής και της σωματικής ακεραιότητας του διδακτικού, διοικητικού και λοιπού προσωπικού, των φοιτητών και τρίτων φυσικών προσώπων - επισκεπτών και την προστασία της δημόσιας ακίνητης και κινητής περιουσίας, σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. (ε) του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ).

 Κατηγορίες δεδομένων και υποκειμένων

Κατά τη λειτουργία του συστήματος ελεγχόμενης πρόσβασης γίνεται επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των οικότροφων φοιτητών και των επισκεπτών τους, ως υποκείμενα των δεδομένων.

Τα προσωπικά δεδομένα των φοιτητών συλλέγονται από την υποβληθείσα αίτηση τους για στέγασης και από την λειτουργία της εφαρμογής ελεγχόμενης πρόσβασης. Τα προσωπικά δεδομένα των επισκεπτών συλλέγονται κατά την επίσκεψή τους στις εστίες.  

Για την παραμετροποίηση της εφαρμογής και κατά την ταυτοποίηση των οικότροφων φοιτητών που προβαίνουν στη χρήση της κάρτας εμφανίζονται τα εξής δεδομένα:

1. Ονοματεπώνυμο
2. Αριθμός μητρώου φοιτητή
3. Κωδικός κάρτας
4. Πατρώνυμο
5. Φωτογραφία
6. Ημερομηνία και ώρα εισόδου («Είσοδος»)
7. Ημερομηνία και ώρα εξόδου («Έξοδος»)

Για τους επισκέπτες εκδίδεται κάρτα μιας χρήσης και συλλέγονται το ονοματεπώνυμο κατόπιν επίδειξης δημόσιου εγγράφου ταυτοποίησης, ο προορισμός τους εντός της εστίας (ονοματεπώνυμο επισκεπτόμενου ή αριθμό δωματίου), κωδικός κάρτας και ημερομηνία έκδοσης/επίσκεψης,  τα οποία διατηρούνται χειρόγραφα. Για την  είσοδό τους προβαίνουν στη χρήση της κάρτας και καταγράφονται ηλεκτρονικά στο σύστημα 1) ο κωδικός κάρτας και 2) ημερομηνία και ώρα εισόδου/εξόδου.

Τα δεδομένα δεν διαβιβάζονται σε τρίτους.

Πρόσβαση σε αυτά έχει η εταιρεία φύλαξης OCEANIC SECURITY, η οποία ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία για σκοπούς έκδοσης καρτών, παραμετροποίησης και λειτουργίας της εφαρμογής.

Χρόνος τήρησης δεδομένων

Τα δεδομένα τηρούνται για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, ανά κατηγορία:

• Τα δεδομένα ταυτοποίησης (ονοματεπώνυμο, αριθμός μητρώου, κωδικός κάρτας, πατρώνυμο, φωτογραφία) διατηρούνται για 12 μήνες μετά τη λήξη του δικαιώματος στέγασης.
• Τα δεδομένα ηλεκτρονικής καταγραφής εισόδου/εξόδου (κωδικός κάρτας, ημερομηνία και ώρα εισόδου και εξόδου) και έντυπης καταγραφής των προσωπικών δεδομένων των επισκεπτών διατηρούνται μόνο για επτά (7) ημέρες.

Δικαιώματα για τα προσωπικά δεδομένα

Για τα προσωπικά δεδομένα του το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματα του:

 1. Δικαίωμα πρόσβασης και να ζητήσει:

• να ενημερωθεί για το αν γίνεται επεξεργασία των δεδομένων του (π.χ. εικόνων)
• να λάβει πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία
• να λάβει αντίγραφο των δεδομένων του

2. Δικαίωμα διόρθωσης και διαγραφής και να ζητήσει:

• τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων
• τη διαγραφή των δεδομένων του, υπό προϋποθέσεις

3. Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας και να ζητήσει:

• την επαλήθευση της ακρίβειας των προσωπικών δεδομένων του, αν αμφιβάλει
• τον περιορισμό της χρήσης των προσωπικών δεδομένων του και τη μη διαγραφή τους αν η επεξεργασία είναι παράνομη ή απαιτούνται από το υποκείμενο των δεδομένων για  τη θεμελίωση, την άσκηση ή την υποστήριξη νομικών αξιώσεων.

4. Δικαίωμα εναντίωσης

Το υποκείμενο των δεδομένων  έχει το δικαίωμα να αντιταχθεί στην επεξεργασία των δεδομένων του ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή του, περιγράφοντας στο αίτημά του επαρκώς τους λόγους αυτούς.

Στην περίπτωση αυτή, η επεξεργασία διακόπτεται, μόνο εάν δεν υφίστανται επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι που υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών του ή εάν η επεξεργασία απαιτείται για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.

Διαδικασία άσκησης δικαιωμάτων

Για την άσκηση των δικαιωμάτων του, το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να επικοινωνήσει με τη Φοιτητική Εστία ΕΚΠΑ και να υποβάλει το αίτημά του:

• μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση: secrfepa@uoa.gr
• με φυσική παρουσία ή ταχυδρομική αποστολή στη διεύθυνση: Ούλοφ Πάλμε 2-4, Ιλίσια, Τ.Κ. 15771, Αθήνα

 Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας

Σε περίπτωση που το υποκείμενο των δεδομένων θεωρεί ότι παραβιάζονται τα προσωπικά του δεδομένα ή τα δικαιώματά του, μπορεί να επικοινωνήσει με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστήμιου Αθηνών (dpo@uoa.gr). Εφόσον δεν λάβει ικανοποιητική απάντηση, έχει το δικαίωμα να υποβάλει καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ιστοσελίδα: www.dpa.gr,  διεύθυνση: Κηφισίας 1-3, Αθήνα, τηλ.: 210 6475600, email: contact@dpa.gr.